Ich finde es immer wieder faszinierend, wenn ich trotz der lange Zeit, die ich mittlerweile mit Sharepoint arbeite, neue bzw. mir unbekannte Features entdecke. Zuletzt ging es mir so vor ein paar Wochen, als ich mir die Stichwort-Suche (Synonym-Suche) von Sharepoint einmal genauer angesehen habe.

Die Stichwortsuche erweitert die normale Suchfunktion von Sharepoint. An einem Beispiel läßt sich die Funktionsweise der Stichwortsuche am einfachsten erklären: in einer Dokumentenbibliothek eines Intranets befindet sich ein Dokument mit dem Namen Notfallplan.doc. In diesem Dokument werden u.a. die Notausgänge in einem Flur beschrieben. Möchte sich in Mitarbeiter nun z.B. über die Notausgänge informieren, gibt er in die Suche das Wort 'Notausgang' ein und erwartet einen entsprechenden Treffer in den Suchergebnissen. Da aber das Wort 'Notausgang' in dem Dokument nicht vorkommt, sondern nur mehrmals das Wort 'Notausgänge', taucht das entsprechende Dokument nicht in den Suchergebnissen auf. Dieses Ergebnis ist natürlich sehr unbefriedigend und so auch sicher nicht gewünscht - und genau hier kommt die Stichwortsuche zum Einsatz.

In den Websiteeinstellungen findet sich in der Spalte Websitesammlungsverwaltung der Eintrag 'Stichwörter der Suche' - und diesen schauen wir uns jetzt etwas genauer an. Um unser Problem von oben zu lösen, müssen wir einfach zum Stichwort 'Notausgang' ein paar Synonyme definieren. In unserem Fall also z.B. das Wort 'Notausgänge'. Und genau das kann man unter 'Stichwörter der Suche' machen. Der folgende Screenshot zeigt ein Beispiel:

Durch die Synonyme zu einem Stichwort weiß Sharepoint nun, dass es bei Eingabe des Suchwortes 'Notausgang' auch Suchergebnisse anzeigen soll, die das Wort 'Notausgänge' enthalten. Damit aber noch nicht genug, denn es gibt noch ein paar interessante Einstellungen.

Zu jedem Stichwort lassen sich mehrere Synonyme definieren - das haben wir bereits gesehen. Zusätzlich kann man eine selbstverfasste Stichwortdefinition eingeben, die dann auch in den Suchergebnissen (meist am rechten Rand, ähnlich wie bei Google) angezeigt wird. Schön ist, dass man diese Stichwortdefinitionen in einem Richtext-Editor eingeben kann. Dadurch sind dann auch Formatierungen und Hervorhebungen möglich.

Weiterhin kann man zu jedem Stichwort auch sogennante beste Suchergebnisse hinzufügen. Hierbei handelt es sich nicht um selbstverfassten Text, sondern um Links auf externe Verweise. Man könnte also zu einem Stichwort einen Link auf die entsprechende Definition in Wikipedia hinzufügen. Auch dieser Link würde ähnlich wie die Stichwortdefinition am rechten Rand der Suchergebnisse dargestellt werden.

Zu diesen Einstellungen kann man einen Gültigkeitszeitraum und einen Verantwortlichen definieren. Nach Ablauf der Gültigkeit eines Stichworts wird der Verantwortliche per eMail darüber informiert. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Synonymliste, die Stichwortdefinition und die besten Suchergebnisse zu einem Stichwort aktuell und gepflegt bleiben.

Hier noch ein Screenshot mit den beschriebenen Einstellungen: